INFORMARE PRELUCRARE DATE AUDIENTE ONLINE

INFORMARE PRIVIND PRELUCRAREA DATELOR PERSONALE ÎN CADRUL SESIUNILOR DE AUDIENȚĂ ONLINE PRIN INTERMEDIUL SERVICIUL DE WEBCONFERINȚE ZOOM

 

Direcția Mobilitate Urbană Sector 4, în calitate de operator de date cu caracter personal, garantează tuturor persoanelor care solicită desfășurarea sesiunilor de audiență în sistem online respectarea drepturilor privind protecția datelor cu caracter personal în conformitate cu prevederile Regulamentului nr. 679/2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulament General privind protecția datelor), precum și în conformitate cu alte prevederi legale aplicabile în domeniu.

Direcția Mobilitate Urbană Sector 4 utilizează serviciul de webconferințe Zoom pentru activitățile sale specifice de audiență, în situația în care această modalitate este solicitată de către persoana vizată, precum și în situațiile în care întâlnirile nu sunt posibile și/sau nu sunt recomandate.

Prezenta Informare prezintă modalitatea prin care sunt prelucrare datele cu caracter personal, respectiv datele colectate, scopul, temeiul aplicabil, precum și informații despre persoanele de contact și despre drepturile dumneavoastră.

Dacă aveți nelămuriri cu privire la această Informare sau despre modul de utilizare a datelor dumneavoastră cu caracter personal, ne puteți contacta în scris la următoarele date de contact:

 

Operatorul de date cu caracter personal	Direcția Mobilitate Urbană Sector 4
Adresă	Bd. Metalurgiei Nr. 12-18, Grand Arena, Et.1, Sector 4, București
Responsabil cu protecția datelor_ adresă corespondență electronică	dpo@mobilitateurbana4.ro

 

Categorii de date personale colectate:

În vederea stabilirii programării/solicitării audienței sunt colectate următoarele date: Nume, prenume, datele de contact, adresă domiciliu/reședință, adresă de corespondență, e-mail, telefon, CNP, date cuprinse în cadrul CI – CNP, seria nr. CI, data nașterii, data eliberării/data expirării actului, fotografie documente prealabile transmise în momentul solicitării audienței.

În cadrul sesiunilor de audiență pot fi comunicate informații care conține date cu caracter personal.

În situația în care solicitați desfășurarea sesiunii de audiență prin intermediul Zoom, datele pe care le introduceți în timpul logării vor fi partajate cu platforma Zoom. Cantitatea de date suplimentare procesate depinde de datele pe care le introduceți înainte/în timpul evenimentului online.

Dacă aveți un cont de afaceri cu Zoom, următoarele date vor fi partajate cu Zoom după ce înregistrarea este completă (logare și confirmare):

• numele complet (afișat), precum și numele și prenumele în câmpuri separate,
• setările de limbă,
• departament,
• adresa de e-mail de la locul de muncă,
• numele în raport de Operator,

Volumul de date prelucrate de Zoom depinde de categoria din care face parte o persoană. Categoriile includ utilizatorii Zoom (profilul utilizatorului, metadatele, înregistrările, datele de conținut și datele privind apelurile), persoanele menționate în timpul comunicării (înregistrările și datele de conținut):

Categoria de date
profil de utilizator	date partajate în timpul procesului de conectare, cum ar fi un nume (sau un pseudonim)
metadate	metadatele reuniunii: subiectul și durata reuniunii, începutul și sfârșitul participării, descrierea reuniunilor (opțional), starea chat-ului, adresele IP ale participanților, adresele Mac și alte ID-uri de dispozitiv, dacă este cazul, locația aproximativă în scopul conectării cu cel mai apropiat centru de calcul, informații despre dispozitiv/hardware, cum ar fi tipul de dispozitiv, sistemul de operare și versiunea acestuia, versiunea clientului, tipul de cameră, microfon sau difuzor, tipul de conexiune etc.
înregistrări	înregistrări ale reuniunilor: fișiere mp4 ale tuturor înregistrărilor video și audio și prezentărilor, fișiere M4A ale tuturor înregistrărilor, fișiere text ale tuturor fișierelor utilizate în cadrul reuniunilor, istoricul chat-urilor și înregistrările audio și alte informații partajate prin Zoom Utilizatorii sunt informați aici direct că evenimentul online poate fi înregistrat.
date de conținut	istorii de chat
date de apelare	istoricul apelurilor (opțional), dacă este cazul: numărul de telefon al apelantului, țara, adresa IP, numărul persoanei de contact în caz de urgență, ora de început și de sfârșit, numele gazdei, adresa de e-mail a gazdei, adresa Mac a dispozitivului utilizat
Date în timpul sesiunii	Imagine, voce.

 

Prelucrarea datelor are ca scop permiterea comunicării online prin intermediul conferințelor web. Recomandăm utilizarea fundalurilor de protecție pentru a evita divulgarea informațiilor privind spațiul privat din cadrul căruia desfășurați sesiunea de audiență.

Vă rugăm să nu furnizați: o fotografie a dvs. și/sau orice date personale speciale în cadrul sesiunilor de audiență [originea rasială sau etnică; convingerile politice; convingerile filozofice sau religioase; apartenența la un sindicat sau la un partid politic; istoricul infracțiunilor sau a procedurilor penale și a sancțiunilor sau amenzilor asociate; comiterea oricărui comportament ilegal sau necorespunzător și a sancțiunilor asociate]. Cu toate acestea menționăm ca este posibil ca în funcție de aspectele solicitate de către dumneavoastră este posibil să prelucrăm și aceste categorii de date.

Scopul prelucrării. Temeiul juridic

Prelucrarea datelor personale privind desfășurarea audiențelor în sistem online/videoconferință prin intermediul platformei ZOOM se realizează la solicitarea persoanei vizate, în principal, solicitată prin intermediul formularului online – https://www.mobilitateurbana4.ro/registratura-online/. Pentru mai multe informații privind scopul colectării datelor personale în vederea programării sesiunii de audiență vă recomandăm să accesați – Politica de confidențialitate din cadrul website-ului – www.moblitateurbana4.ro .

Temeiul aplicabil prelucrării datelor în scopul menționat este reprezentat de consimțământul persoanei vizate – art. 6 alin. 1 lit. (a) Regulamentul nr. 679/2016 – persoana vizată şi-a dat consimțământul pentru prelucrarea datelor sale cu caracter personal pentru unul sau mai multe scopuri specifice.

Manifestarea consimțământului se va realiza prin trimiterea bifarea căsuței specifice privind acordul dumneavoastră în vederea prelucrărilor datelor personale în acest scop. Consimțământul poate fi revocat oricând prin transmiterea unei solicitări scrise la adresa dpo@mobilitateurbana4.ro.

Transferul datelor cu caracter personal

În cazul utilizării serviciul web de conferințe Zoom sunt realizate transferuri de date către furnizorul serviciilor ZOOM – Zoom Video Communications INC. Efectuarea transferului se realizează în temeiul consimțământului persoanei vizate, expres și informat, având în vedere că nu este aplicabilă Decizia de adecvare – Cadrul EU-SUA privind confidențialitatea datelor – art 49 alin. 1 (a) din Regulamentul nr. 679/2016.

Posibilele riscuri identificate în cazul acestor transferuri constau în posibilitatea de a fi accesate datele personale de către terțe părți, cum ar fi autorități de stat, față de care drepturile garantate prin Regulamentul nr. 679/2016 nu sunt întotdeauna opozabile.

Este posibil ca normele legale care vizează ingerința în drepturile recunoscute să nu fie clare, precise și accesibile, să nu corespundă garanției europene privind demonstrarea necesității și proporționalității în raport cu obiectivele legitime urmărită sau să nu fie instituit un mecanism independent de supraveghere.

Legislația țărilor terțe menționate anterior permite instituțiilor guvernamentale competențe extinse privind accesul la date personale, asigurând persoanelor vizate garanții minime privind exercitarea drepturilor lor.

Dacă doriți să obțineți informații relevante cu privire la transferul datelor cu caracter personal prin utilizarea platformei ZOOM care nu asigură un nivel adecvat de protecție a datelor sau detalierea riscurilor, vă rugăm să contactați dpo@mobilitateurbana4.ro

Durata de stocare

Chiar dacă nu vă exercitați drepturile menționate mai jos, datele vor fi stocate doar atât timp cât este necesar pentru îndeplinirea scopurilor menționate mai sus. Acest lucru nu se aplică în cazul în care, contrar acestui fapt, o perioadă de stocare mai lungă este impusă de lege sau este necesară pentru aplicarea legii în cadrul termenelor de prescripție legale. Chiar dacă datele sunt stocate numai în scopurile menționate mai sus, utilizarea acestor date este limitată la cantitatea minimă necesară. Pentru mai multe informații privind retenția datelor vă recomandăm contactarea Operatorului – dpo@mobilitateurbana4.ro

Dacă, în cazuri excepționale, un eveniment online este înregistrat, datele din fluxul audio și video, precum și toate mesajele trimise prin intermediul funcțiilor de chat, întrebare sau sondaj vor fi salvate și păstrate ulterior pentru perioada de timp anunțată înainte de începerea înregistrării (dacă acest lucru este în mod rezonabil posibil).

Destinatari ai datelor personale

Datele cu caracter personal pot fi divulgate în anumite scopuri și unor terțe părți în următoarele cazuri:

• Autorități/instituții publice – Datele cu caracter personal pot fi divulgate către entități / instituții publice exclusiv pentru îndeplinirea obligațiilor legale, precum și în vederea soluționării cererilor/sesizărilor/petițiilor formulate;
• Parteneri Contractuali – prestatori de servicii – Date cu caracter personal pot fi divulgate și/sau este permis accesul unor terți ( parteneri contractuali) la aceste date în vederea prestării serviciilor contractante de către Operator) – mentenanță platforma online, asigurării serviciilor specifice website-ului (inclusiv, dar fără a se limita la servicii tehnice).
• Operatorul poate divulga sau folosi datele personale, în cazul în care consideră că divulgarea acestora este rezonabil necesară pentru (a) respectarea prevederile legale aplicabile, (b) punerea în aplicare a condițiile de utilizare a Platformei online – website, inclusiv investigarea unor posibile încălcări ale acestora, (c) depistarea, prevenirea oricăror activități ilicite și/sau suspectate a fi ilicite și/sau a oricăror probleme de securitate sau tehnice, (d) protejarea împotriva încălcărilor drepturilor, proprietății sau siguranței Operatorului, a utilizatorilor săi sau a publicului, conform cerințelor și posibilităților legale.
• Împuternicitul extern al acestor date este furnizorul de servicii Zoom, contact:
  Lionheart Squared Ltd
  Attn: Data Privacy
  2 Pembroke House
  Upper Pembroke Street 28-32
  Dublin
  DO2 EK84
  Republic of lreland
  email: zoom@LionheartSquared.eu

În timpul utilizării Zoom, datele cu caracter personal vor fi prelucrate în UE/SEE. contactarea serviciului zoom pentru chestiuni legate de prelucrarea datelor: privacy@zoom.us .

Informații generale

Eforturile noastre în materie de protecție a datelor sunt evaluate și îmbunătățite în mod continuu, ceea ce înseamnă că aceste informații privind protecția datelor vor fi actualizate în mod constant. Cea mai recentă versiune este disponibilă pe site-ul web pentru serviciul respectiv. Mai multe informații despre procesarea datelor în timpul utilizării Zoom sunt disponibile online la: https://zoom.us/privacy-and-legal . Vă rugăm să rețineți că acesta este un site web extern pentru care Zoom Video Communications, Inc. este responsabil și care va colecta date personale atunci când îl vizitați.

Drepturile persoanei vizate

 

• Dreptul de acces la datele dumneavoastră personale prelucrate și de a solicita o copie a acestora;
• Dreptul de a solicita rectificarea sau completarea datelor cu caracter personal inexacte sau incomplete;
• Dreptul de a solicita ștergerea datelor cu caracter personal prelucrate care vă privesc, în măsura permisă de lege, și dacă nu există un interes legitim al societății pentru păstrarea în continuare a acestora;
• Dreptul de retragere în orice moment a consimțământului. Retragerea consimțământului nu afectează legalitatea prelucrării efectuate pe baza consimțământului înainte de retragerea acestuia;
• Dreptul de a obține restricționarea prelucrării, în cazul în care se contestă exactitatea datelor prelucrate sau legitimitatea prelucrării;
• Dreptul la opoziție în ceea ce privește prelucrările întemeiate pe interesul legitim al Angajatorului, în condițiile prevăzute de art 21 din GDPR;
• Dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată (creare de profiluri);
• Dreptul de a depune o plângere la autoritatea de reglementare dacă considerați că prelucrarea și utilizarea datelor dumneavoastră cu caracter personal încalcă legea (articolul 77 din RGPD) – (Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal Bucuresti sector 1, B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30, adresa de e-mail anspdcp@dataprotection.ro sau la numărul de telefon +40.318.059.211.) ori în fața instanțelor competente;

 

Contactarea Operatorului

Pentru exercitarea oricăruia dintre drepturile anterior indicate, vă rugăm să ne contactați utilizând următoarele modalități:

Operatorul de date cu caracter personal	Direcția Mobilitate Urbană Sector 4
Adresă	Bd. Metalurgiei Nr. 12-18, Grand Arena, Et.1, Sector 4, București
Responsabil cu protecția datelor_ adresă corespondență electronică	dpo@mobilitateurbana4.ro

În termen de 1 lună de la primirea cererii Operatorul – Direcția Mobilitate Urbană Sector 4 va elabora un răspuns și îl va comunica. Această perioadă poate fi prelungită cu două luni atunci când este necesar, ţinându-se seama de complexitatea şi numărul cererilor.

În situația în care Direcția Mobilitate Urbană Sector 4 are îndoieli întemeiate cu privire la identitatea persoanei fizice care înaintează o cerere de exercitare a drepturilor, are dreptul de a solicita furnizarea de informații suplimentare necesare pentru a confirma identitatea persoanei vizate.

În cazul în care persoana vizată introduce o cerere în format electronic, informaţiile sunt furnizate în format electronic acolo unde este posibil, cu excepţia cazului în care persoana vizată solicită un alt format. Toate cererile vor fi soluționate cu promptitudine, în conformitate cu legislația aplicabilă și în mod gratuit.

În cazul în care cererile din partea unei persoane vizate sunt în mod vădit nefondate sau excesive, în special din cauza caracterului lor repetitiv, Direcția Mobilitate Urbană Sector 4 are dreptul: a) să perceapă o taxă rezonabilă, ținând cont de costurile administrative pentru furnizarea informațiilor sau a comunicării sau pentru luarea măsurilor solicitate; b) să refuze soluționarea cererii.

Informare privind prelucrarea datelor personale în cadrul sesiulor de audiență online prin intermediul serviciul de webconferințe Zoom poate fi actualizată la diferite intervale de timp, pentru a reflecta schimbările din activitatea Operatorului cu privire la prelucrarea de date cu caracter personal sau schimbări din legislația aplicabilă. Formă actualizată va înlocui forma precedentă și va fi disponibilă în cadrul secțiunilor inițiale din cadrul platformelor online. Prezenta Informare se completează cu Politica de confidențialitate din cadrul website-ului www.mobilitateurbana4.ro